Mission impossible – ako správne poskytnúť spätnú väzbu

Najefektívnejší a najúspešnejší ľudia pravidelne vyhľadávajú spätnú väzbu. Pýtate sa prečo? Spätná väzba je najjednoduchší a najlacnejší nástroj na manažovanie a rozvíjanie či už vašich zamestnancov alebo seba samého. Bez feedbacku od iných je veľmi ťažké mať realistický obraz o vlastnom správaní a výkone. Tým pádom je takmer nemožné ho adekvátne korigovať a posúvať sa osobnostne či profesne vpred.

Kým začnete s dávaním spätnej väzby uvedomte si, že nesprávne podaný feedback (negatívny, ale aj pozitívny) zasahuje osobnostnú a emocionálnu rovinu človeka, jeho postoje a hodnoty. V takomto prípade sa aktivujú obranné mechanizmy, ktoré človeka nútia k defenzíve a tá zasa bráni vypočutiu a pochopeniu feedbacku – v konečnom dôsledku teda k náprave nežiadúceho správania alebo posilneniu žiadúceho správania.

Cieľom efektívneho feedbacku je zacieliť správanie, nie osobnosť. Preto sa vyhnite formuláciám, ktoré by si mohol prijímateľ spätnej väzby vysvetliť ako útoky na jeho osobu. Predstavte si situáciu, že váš kolega, volajme ho Janko, neodovzdal načas projekt. Ak mu chcete poskytnúť spätnú väzbu, nepoviete mu, že je lenivý (aj keď si to možno myslíte) ale popíšte mu konkrétnu situáciu. Ak totiž odkomunikujete feedback neadekvátne, nielenže sa bude míňať účinku, ale bude to nepríjemná skúsenosť pre obe strany. Navyše môže narušiť váš vzťah s danou osobou a celkovo atmosféru v tíme.

Ako na teda na spätnú väzbu správne?

• Pripravte si vopred štruktúru informácií, ktoré chcete odovzdať.
• Popíšte situáciu, ktorá sa udiala – správanie človeka. Čo najkonkrétnejšie, ideálne aj s časom kedy a v akom kontexte sa daná situácia udiala.
• Popíšte, aký dopad malo toto správanie na vás ako jednotlivca a na tím, príp. celú firmu.
• Dajte priestor na to, aby človek reagoval na to, čo bolo povedané a popísal svoje vnímanie.
• Jasne zadefinujte vaše očakávania pre zmenu/nápravu daného správania do budúcnosti.
• Nastavte akčný plán, s jasne stanoveným cieľom, postupom a časom, do kedy sa má dané správanie zmeniť.
• Overte si, či je jasné, čo má váš kolega/člen tímu robiť a aká bola základná pointa toho, že k spätnej väzbe prišlo.
• Dbajte na to, že si nájdete čas dohodnuté dosledovať.
• Feedbackujte aj proces zmeny – či už pozitívne alebo negatívne.

Dobre mienené rady:

• Buďte priami, otvorení, vyjadrenia zbytočne nezaobaľujte, aby nestratili svoj pôvodný význam (napr., že niečo možno, pravdepodobne bolo trochu urobené zle).
• Vyhnite sa formuláciám ako, MUSÍŠ, MAL/A BY SI
• Neinterpretujte, nedávajte feedback na základe informácií, ktoré sú od iných ľudí a nie na základe vášho vlastného pozorovania.
• Dávajte spätnú väzbu osobne, čo najskôr po udalosti, ku ktorej feedback referuje (ale až po tom, ako sa ukľudníte a spravíte si prípravu)
• Hovorte v jednotnom čísle – „všimol/všimla som si“ priamo „že si urobil/neurobil“ a nie, že „nebolo urobené, stalo sa“ a pod.

Spätná väzba je štandardne vnímaná negatívne a nepríjemne. Stresuje ako prijímačov, tak jej odovzdávateľov. Nenechajte sa preto vystrašiť či odradiť a pustite sa do budovania zdravej a pohodovej kultúry spätných väzieb vo vašej práci.