Mobilné aplikácie, ktoré zvýšia vašu (nielen) pracovnú efektivitu
Dnes takmer všetci nosíme vo vreckách „smartfón“, ktorý výrazne posúva hranice medzi súkromím a prácou. Ja osobne ho využívam každodenne – na poli osobnom aj pracovnom. Počas toho, ako sedím v kaviarni s priateľmi bežne odpovedám kandidátovi na Linkedin-e alebo klientom na emaily.
Nedávno ma zaujal článok na Denníku N „Smartfóny nás hlúpejšími nerobia – ak práve nerobíme viac vecí naraz„. Dozviete sa v ňom, že multitasking, ktorý smartfóny umožňujú, produkuje do mozgu látku, vďaka ktorej sa cítime príjemne. Zároveň však uvoľňuje ďalší hormón, spôsobujúci podráždenosť a dokonca zníženie výkonnosti o „10 bodov“ IQ. Smartfón buduje tzv. „check habit“ – zvyk kontrolovať. To, že máme prístup k súkromným správam v práci a pracovným doma, nás núti neustále ich kontrolovať. To vedie viac k stresu a nesústredenosti, než k efektivite.
Bublina o produktivite týmto praskla. Smartfóny síce posúvajú hranice toho, ako vieme byť v živote efektívny, no je to veľmi tenký ľad.
Podľa stránky Work-Life balance je jedným z 6 kľúčových faktorov vyrovnaného pracovno-súkromného života tzv. „technology management“. Trh mobilných aplikácií na to rýchlo reagoval a nájdete na ňom desiatky aplikácií, ktoré znižujú negatívne dopady neustáleho spojenia s prácou a rodinou. Ako si však vybrať tú pravú? Prečítala som si zopár článkov o TOP aplikáciách a otestovala som na vlastnej koži tie, ktoré boli dostupné zadarmo. Tu je výsledok:
„Focus“ na to, čo je dôležité
Rescue Time
Rescue Time funguje na jednoduchom psychologickom efekte – pocite viny. Graf vám ukazuje, koľko času ste strávili v jednotlivých aplikáciách a rozdelí ich aj podľa kategórií, ako sú biznis alebo sociálne siete. Pridať môžete aj vlastné aktivity (napr. stretnutia, varenie), ktoré si potom manuálne odstopujete. Rovnakú aplikáciu si môžete nainštalovať aj do vášho počítača a dostanete tak presný prehľad o tom, ako (a kde) trávite v skutočnosti váš čas. Pocit viny však dostanete, keď si aplikáciu otvoríte, k čomu vás nijak nenúti. Ja som v aplikácii samotnej za 4 dni strávila presne 7 minút. Je to teda skôr metóda ako zistiť, kde „strácate“ čas, než pomôcka zmeniť to.
FocusON
Z môjho pohľadu najužitočnejšia aplikácia k problémom popísaným vyššie. FocusON zablokuje všetko, čo práve nemáte robiť. Viete si nastaviť čas blokovania, dočasne aj dlhodobo alebo jeho opakovanie po jednotlivých dňoch. Vyselektujete tak všetky upozornenia podľa doby, kedy sa chcete na telefóne venovať výlučne práci či súkromiu a nebudete rušení.
To-do a organizácia času
Timeneye
Umožňuje z každej úlohy urobiť projekt, rozdeliť ich na fázy, priradiť im predpokladaný čas a následne vás upozorňuje na to, ako ho dodržiavate. Keďže vám neustále bežia „stopky“ a máte jasne stanovený cieľ, tendencia zapodievať sa čímkoľvek iným by sa mala znižovať. V mojom prípade to síce platilo, na druhej strane nie každú úlohu možno presne odhadnúť, prípadne sa môžu vyskytnúť pri jej plnení komplikácie. Neustále upozorňovanie na neplnenie limitu je trochu frustrujúce. Aplikáciu som rýchlo odinštalovala.
Android | iOS | www.timeneye.com
Remember the Milk
Mám rada to-do listy. Ale robí mi problém držať si jednotlivé úlohy v hlave. Ak ste na tom podobne, Remember the Milk je pre vás ideálna aplikácia. Úlohy máte rozdelené podľa kategórií, pracovné a súkromné úlohy sú separované. Každej úlohe môžete priradiť pripomienky, čas, dĺžku trvania úlohy, stupeň priority, lokalitu a nastaviť ju opakovane na viacero dní. Kedykoľvek si cez deň spomeniem, že mám ísť niečo kúpiť alebo mi večer zabliká správa, ktorú potrebujem na druhý deň v práci riešiť, jednoducho si to zaznačím. Všetky úlohy mám pohromade a môžem sa ďalej venovať aktuálnej aktivite.
Android | iOS | www.rememberthemilk.com
Smartfón a rôzne aplikácie síce umožňujú flexibilnejšie rozdeľovať čas medzi rodinu a pracovné povinnosti, no je to „dobrý sluha, ale zlý pán“. A keďže iné príslovie hovorí „klin sa klinom vybíja“, prišli ďalšie aplikácie, ktoré pomôžu vyriešiť problémy s nejasnými hranicami medzi súkromím a prácou a neustálym kontrolovaním oboch. Ani tomu však netreba prepadnúť. Ja osobne nechávam v telefóne FocusON a Remember the Milk a uvidím, čo mi to pri dlhšom používaní prinesie.
Máte svoju obľúbenú aplikáciu, ktorá vám pomáha manažovať pracovný a osobný život? Napíšte mi o nej do diskusie.
Zdroje: Jessica Morris, Apps to improve your work-life balance in 2015, CityAM.com
Frances Booth, How To Break The Habit Of Just Checking Your Smartphone Yet Again, Forbes.com