Bežné chyby, ktorých sa pri písaní mailov dopúšťajú aj profesionáli

Môžete mať najlepšie biznis nápady na svete, pracovať 12 hodín denne a projekty dodávať dva týždne pred deadlinom. Ak ak robíte v emailoch základné chyby, ako profesionála vás bude vnímať málokto.

4 základné chyby, ktorých sa v emailoch ľudia dopúšťajú:

1. Zabúdajú na oslovenie a na pozdrav. Asi nie je potrebné to nejako zásadne rozvádzať – napísať prvý email, ktorý začína celú konverzáciu bez oslovenia a pozdravu, je absolútne neprijateľné. Ak si s tým istým človekom v ten deň vymeníte ešte 20 ďalších mailov, môžete úvodné obligatórne „Dobrý deň“ samozrejme vynechať. To isté platí pre ukončenie mailu – z napísania formulky „s pozdravom“ alebo „pekný deň“ ešte nikomu ruka neodpadla.
2. Sú príliš neformálni. Ak píšete niekomu, s kým ste sa zoznámili na obchodnom stretnutí alebo seminári, neoslovujte ho hneď prvým menom, napriek tomu, že môžete mať rovnaký vek. Štandardným oslovením „Dobrý deň pani Nováková“ nemáte čo pokaziť. Počkajte, či sa pani Nováková nepodpíše pod email ako Ružena, až potom ju môžete osloviť krstným menom. Čo sa týka tykania, ak ste v pozícii, kedy ho môžete navrhnúť, navrhnite ho otázkou a nie suchým konštatovaním „budeme si tykať, dobre?“.
3. Používajú všeobecné oslovenia. Vyhnite sa osloveniam typu „Vážené vedenie spoločnosti“ – pre vášho adresáta je to znamenie, že ste si ani len nedali tú námahu, aby ste zistili, ktorej konkrétnej osobe má byť váš email určený.
4. Zabudnú napísať predmet emailu. Prečo je predmet v emaili dôležitý viete snáď aj sami –  už ste určite v inboxe potrebovali vyhľadať konverzáciu spred dvoch mesiacov, no bolo to takmer nemožné, pretože predmet bol prázdny, prípadne v ňom stálo „halooooo“. Napriek tomu na tento užitočný nástroj väčšina ľudí zabúda.

Ďalšie chyby, ktorým by ste sa v emailovej komunikácii rozhodne mali vyhnúť, si povieme v ďalšom blogu.

Zdroj: Emmie Martin, The 12 Most Common Email Mistakes Professionals Make, BusinessInsider.com