Ako sme vyberali nový náborový informačný systém a čo nám priniesol?
V našom poslednom blogu sme písali o tom, aké problémy nás viedli k tomu, aby sme sa rozhodli pre výber nového, na mieru šitého, informačného systému. O problémoch by sme samozrejme mohli hovoriť oveľa dlhšie… Rád by som vám dnes predstavil kritériá, ktoré sme si stanovili pri výbere náborového informačného systému a ako hodnotíme prínos systému pre našu prácu.
Požiadavky na nový informačný systém, ktoré sa nám veľmi osvedčili:
- Zadanie nového kandidáta do systému musí byť rýchle, ideálne automatické. Nový systém nám umožnil zrýchliť proces nahodenia uchádzača, z viac ako minúty na priemer okolo 10 sekúnd. Tento proces zahŕňa aj uloženie životopisu a zaradenie kandidáta do výberového procesu na konkrétnu pozíciu
- Zaviedli sme e-mailové predlohy na najčastejšie dôvody zamietnutia uchádzačov. Na začiatku sme mali 8 základných predlôh, dnes si už každý konzultant vytvára vlastné podľa aktuálnej pozície – napríklad nedostatočné jazykové znalosti, chýbajúca skúsenosť v danom obore či s danými technológiami atď. Kandidátom tak môžeme poskytovať adresnejšiu spätnú väzbu aj v prípade zamietnutia.
- Začali sme evidovať jednotlivé kroky a sledovať stav kandidáta vo výberovom procese
- Vyhľadávanie v databáze životopisov sme urobili na štýl najpopulárnejších webových vyhľadávačov. Využívame fulltextové hľadanie v životopisoch, pridali sme možnosť hľadať podľa kľúčových slov (charakteristík) priradených k jednotlivým uchádzačom
- Systém umožňuje konzultantom navzájom spolupracovať – vidieť aktivity svojich kolegov na otvorených pozíciách, rozpracovaných kandidátov i komunikáciu s nimi. Toto nám umožňuje zabezpečiť hladké prevzatie výberového procesu iným konzultantom v prípade, že zodpovedný konzultant napríklad náhle ochorie. Zároveň nám – vedeniu, umožňuje sledovať kvalitu samotného výberu a priebežne sledovať kvalitu našich služieb klientom (zamestnávateľom) i uchádzačom.
- Sledovanie platnosti osobných údajov uchádzačov – toto je azda jedna z najdôležitejších úloh dobrej databázy.
Niekedy je lepšie ponechať menej časté aktivity na excelovské tabuľky či dokonca klasickú papierovú formu. Akonáhle však komunikujete s desiatkami až stovkami uchádzačov denne, ľudská pamäť jednoducho nedokáže pokryť všetky jednotlivé detaily vašej konverzácie. Vtedy prichádza vhod dobre prepracovaný systém, kde si tieto detaily môžete rýchlo a ľahko poznačiť a následne v budúcnosti i vyhľadať.
Ak mám hovoriť za nás, rozhodnutie zaviesť vlastný, na mieru šitý systém ATS nám pomohol naplniť očakávania jedného z našich najnáročnejších klientov, kedy sme obsadzovali mesačne desiatky pozícií. Pri predstave, že by sme niečo podobné mali robiť s pôvodným systémom, mi doslovne „dupkom stavajú vlasy“.
Rok po zavedení nového systému sa podiel využitia internej databázy pri úspešnom obsadení pracovných pozícií vyšplhal na 34% z celkového počtu obsadených pozícií. Na porovnanie, predtým to bolo necelých 10%. Už toto samotné číslo naznačuje, že investícia sa viac než oplatila.
