Ako písať krátke maily, ktoré si ľudia radi prečítajú

Pri práci recruitera prebieha veľká časť komunikácie s uchádzačmi o prácu elektronicky. To však prináša niekoľko rizík. Keď nám napríklad uchádzači posielajú svoj životopis, stretávame sa s dvoma extrémami: buď nám do sprievodného emailu nenapíšu nič (áno, to sa naozaj stáva!) alebo sú ich emaily neskutočne dlhé.

Práve prehnaná dĺžka patrí k najčastejším chybám pri emailovej komunikácii. Pritom to myslíme dobre – chceme len všetko dostatočne zrozumiteľne vysvetliť a byť slušní. Riskujeme však, že buď adresát email nedočíta (a tak príde o dôležitú informáciu na konci) alebo je v ňom pospájaných toľko rôznych myšlienok, že nepochopí, čo tým vlastne chceme povedať.

So súčasnou dobou smarfónov a tabletov naberajú krátke maily aj celkom nový, praktický rozmer. Nikomu sa nechce čítať dlhé maily na malom 5-palcovom displeji telefónu. Ľahko sa tak stane, že vaša správa ostane neprečítaná, až kým adresát nepríde k svojmu počítaču – a to môže byť pre vás v niektorých situáciách už neskoro.

Ako zbytočný „balast“ v mailoch eliminovať?

1. Vyškrtnite všetky nepotrebné slová a krkolomné výrazy. Vyjadrenia ako „na základe dostupných informácií“, „v danom časovom horizonte“ a pod. síce môžu na prvý pohľad dodať nášmu emailu punc „vysokej odbornosti“, ale sú absolútne nepotrebné. Vynechajte tiež všetky slovné barličky ako „vlastne“, „v podstate“, „akože“ a ďalšie.
2. Vynechajte „omáčku“. Predstavte si, že ako konateľ spoločnosti denne dostanete okolo 100 – 200 emailov. Po čase sa stanete úplne imúnny k zdvorilostným klišé v úvodných odstavcoch typu „aký ste mali víkend?“, prípadne ako ste radi, že ste sa spoznali. Samozrejme, ak píšete niekomu po prvý krát, je slušné napísať, odkiaľ sa poznáte. Potom už však prejdite priamo k veci.
3. Nepíšte do emailu všetko. Ak potrebujete s dotyčnou osobou prebrať viac vecí naraz alebo prediskutovať citlivé otázky – radšej mu zavolajte alebo sa stretnite osobne. Nemusíte písať do emailu celé eseje a zároveň eliminujete riziko, že príde k nedorozumeniu alebo k vzájomnému nepochopeniu.
4. V každej situácií zachovajte etiketu. O pravidlách emailovej etikety sme už písali. Email síce vznikol ako prostriedok pre rýchlu a efektívnu komunikáciu,  to však neznamená, aby ste za účelom ušetrenia priestoru vynechali oslovenie, poďakovanie a pozdrav. To si môžete dovoliť v prípade neformálnej komunikácie.
5. Vždy si email prečítajte predtým, ako ho odošlete! Toto jednoduché pravidlo patrí k tým najlepším radám pre efektívnu biznis komunikáciu. Okrem obsahovej a gramatickej stránky si skontrolujte aj nasledovné:
   1. je pointa emailu zrozumiteľná?
   2. môžem vyškrtnúť ešte niečo, čo emailu nepridáva výpovednú hodnotu?
   3. dajú sa vety ešte zjednodušiť?

Čím dlhšie budete trénovať vašu zručnosť písania jasných a zrozumiteľných emailov, tým viac sa vám to zautomatizuje. Vaši kolegovia, klienti, prípadne personalisti, s ktorými ste v kontakte pri hľadaní práce, vám určite budú vďační :)

Nabudúce sa budeme venovať ďalším najčastejším chybám, ktorých sa pri písaní emailov dopúšťame.

Zdroj: Elliott Bell, Your Emails Are Probably Too Long, BusinessInsider.com