Telefonovanie nemusí byť nočnou morou

V súčasnej dobe, keď sa väčšina pracovných záležitostí rieši emailom, trochu zabúdame ako správne telefonovať. V mnohých prípadoch je však telefonát prostriedkom ako rýchlo získať podstatné informácie a hlavne nadviazať osobný kontakt s človekom na druhej strane. Musíte ale vedieť, ako telefonovať efektívne. Dnes vám ponúkneme niekoľko tipov, ako zvládnuť obchodné telefonáty čo najlepšie.

Pripravte sa! Ešte predtým ako zdvihnete telefón, si v odrážkach spíšte zoznam vecí, ktoré chcete prebrať a ku ktorým sa môžete vracať v prípade, že sa odkloníte od pôvodnej štruktúry. Ujasnite si dôvod, kvôli ktorému voláte a čo chcete telefonátom dosiahnuť. Berte do úvahy čas, ktorý máte k dispozícii a podľa toho sa pripravte.

Telefonát môžete začať neformálne. Snažte sa znieť čo najprirodzenejšie. V úvode telefonátu „prelomte ľady“ niekoľkými vetami, ktoré z vás „robia človeka“. Aktuálnymi témami môže byť napríklad dovolenka a to či ju daný človek má už za sebou alebo ju plánuje.

Nezačínajte hneď s naučenými formulkami ako keby ste hovorili z nahrávky – opačnú stranu to okamžite odradí. Dávajte si však pozor na dve veci: ak „small talk“ nie je vašou silnou stránkou, radšej prejdite rovno k biznisu, aby ste nepôsobili kŕčovito. Druhým extrémom je „zakecať sa“ natoľko, že začnete výrazne prekračovať čas, ktorý má pre vás druhá osoba vyhradený. Tu hrozí, že druhá strana stratí pozornosť, ktorú už nemusíte tak ľahko získať späť.

Dajte druhej strane vedieť prečo voláte. Ak ste pripravený „prejsť k veci“ mali by ste začať vetou v štýle „dôvod, kvôli ktorému vám volám je….“. Áno, znie to úplne triviálne, ale robí to len asi štvrtina ľudí. Tí zvyšní len niečo hovoria a vy do konca telefonátu neprídete na to, o čo im vlastne ide. Čím skôr osoba, ktorej voláte, vie, prečo voláte, tým rýchlejšie vám môže pomôcť.

Nezabúdajte, že počúvanie je rovnako dôležité ako hovorenie, ak nie ešte dôležitejšie. Ak túto schopnosť nemáte, telefonovanie nebude vašou silnou stránkou.

Ďalšie tipy, ako doviesť telefonovanie do dokonalosti, vám prinesieme v nasledujúcom článku.

Zdroj:
Mark Suster, How to Make Better Phone Calls in Business