5 vecí, ktoré pri emailovej komunikácii nerobte

V minulom blogu sme si prešli najčastejšie chyby, ktorých sa dopúšťame pri písaní emailov. Dnes poukážeme na ďalšie detaily, na ktoré by ste si v emailoch mali dávať pozor.

Neodpovedajte na každý email všetkým, ktorí sú zahrnutí v kópii

Keď office manažérka pošle email tridsiatim zamestnancom, aby jej napísali, aký kancelársky materiál potrebujú, spravte ostatným kolegom láskavosť a nezahŕňajte ich všetkých do konverzácie. Skúste sa vžiť do kolegu, ktorý sa snaží stihnúť nejaký nepríjemný deadline a za hodinu dostane 30 emailov o tom, že niekomu chýbajú spinky a inému zase zošívačka.

Dávajte si pozor na detaily

Aj detail môže úplne zmeniť tón celej správy. Náhodou sa vám preplo pár slov na caps lock, namiesto odstavcov používate tri bodky a niekde vám ušiel ypsilon. Nenahovárajte si, že väčšina ľudí nevenuje týmto veciam pozornosť. Forma emailu vypovedá aj o vašej profesionalite a námahe, ktorú písaniu venujete. Na takýchto detailoch môže záležať, či práve vy dostanete pozvanie na pohovor.

Osobné záležitosti si nechajte na osobnú konverzáciu

Ako sme už spomínali v predchádzajúcich blogoch, email by mal byť stručný, krátky a výstižný. Okrem toho, vaša emailová komunikácia môže byť monitorovaná. Preto vaše zážitky z víkendovej party radšej porozprávajte kolegyni počas obedňajšej pauzy.

Neriešte všetko emailom

Niektoré situácie si jednoducho vyžadujú osobný kontakt. Ak chcete niekoho kritizovať a konštruktívne poukázať na chyby, ktoré spravil, je nevyhnutné, aby človek vnímal aj neverbálnu komunikáciu. Strohé slová môže druhá strana často pochopiť nesprávne.

Vyhýbajte sa emotikonom a skratkám

Cez email sa emócie vyjadrujú ťažko a preto máme sklon používať rôznych smajlíkov. Nie je to však profesionálne, rovnako ako skratky typu mtg, pls atď. V žiadnom prípade ich nepoužívajte ak píšete novému klientovi alebo nadriadenému. Dávate im tým najavo, že napísaniu správy ste nevenovali dostatok času a námahy.

Zdroj: Emmie Martin, The 12 Most Common Email Mistakes Professionals Make, BusinessInsider.com