Ako sa stať majstrom emailovej komunikácie
Pravdepodobne viete, že písať caps lockom a posielať emaily bez zadania predmetu nepatrí práve k tým najlepším manierom mailovej komunikácie. Ak však chcete pôsobiť naozaj profesionálne, mali by ste v emailovej etikete dodržiavať aj ďalšie „nuansy“, o ktorých dnes bude reč.
Odpovedajte na emaily včas
Často sa stáva, že dostanete mail, na ktorý potrebujete zistiť odpoveď od niekoho iného. Píše vám napríklad klient s otázkou, kedy mu pošlete návrh zmluvy. Túto informáciu vám, ale vie dať len váš kolega na druhom oddelení, ktorému napíšete mail a… čakáte. Váš kolega je ale celý týždeň na dovolenke a tak čakáte týždeň. A čaká aj váš klient, ktorý nevie, či ste mail dostali, či s ním už nechcete spolupracovať alebo ste na to len jednoducho zabudli.
Preto je dôležité odpovedať na všetky emaily v čo najkratšom čase. V prípade, že nedokážete poskytnúť informáciu ihneď, odpíšte, že ste email dostali a že sa ozvete napr. začiatkom budúceho týždňa.
Nebojte sa odpovedať na maily, aj keď ste v juniornej pozícii
Určite ste už dostali mail s nejakou otázkou, kde bol v kópii aj váš šéf. Usúdili ste ale, že keďže vy ste len junior, necháte odpovedať jeho. V mnohých prípadoch by to však malo byť presne naopak. Už len to, že vám niekto píše s požiadavkou či otázkou znamená, že asi budete email vedieť vyriešiť. Ušetríte tým čas vášmu šéfovi a tým, že je v kópii bude mať prehľad o tom, že sa problém vyriešil.
Pripomínacie maily používajte opatrne
Každý občas dostane mail, ktorý nesie predmet pripomienka alebo reminder!!!. Pôsobia negatívne, skôr nervózne ako milo. Väčšina ľudí oceňuje, ak sa s nimi bavíte normálnym jazykom. Klasickou otázkou „Mal si čas sa na toto pozrieť?“ väčšinou nič nepokazíte. Odporúčam sa obdobným predmetom správy vyhnúť úplne, ak človeka na druhej strane nepoznáte osobne.
Odpoveď OK väčšinou nestačí
OK je OK vtedy, keď odpovedáte na email, kde vám kolega potvrdí zajtrajšie stretnutie o 10:00 v miestnosti č. 12. Určite ale nie je OK odpovedať týmto štýlom na email, kde váš šéf vyjadruje nespokojnosť nad tým, ako ste sa postavili k projektu alebo ako ste komunikovali s obchodným partnerom. Odpovedať takto stručne nás láka najmä vtedy, ak máme k dispozícii len telefón a nechce sa nám vypisovať celé eseje. Dajte si tú námahu a odpovedzte aspoň jednou súvislou vetou.
V ďalšom blogu si vysvetlíme, prečo nie je vhodné písať dlhé emaily a ako sa dá dĺžka emailu elegantne okresať.
Zdroj: Alison Green, 5 Email Etiquette Rules You Might Be Breaking, BusinessInsider.com
